Waar voorheen samenwerking op ICT gebied gevonden werd in gemeenschappelijke ICT-omgevingen, zien wij in toenemende mate behoefte ontstaan om deze gezamenlijke ICT omgevingen (onder andere gedeelde Microsoft tenant en werkplekinrichting), tussen gemeenten en andere instanties te ontvlechten. Security, informatiebeveiliging en privacy en de behoefte aan grotere flexibiliteit en snelheid in aanpassingen zijn daarbij overwegingen.
Toenemende complexiteit
Het moment van zo’n ontvlechting wordt geregeld aangegrepen om binnen hetzelfde project andere ontwikkelingen binnen de ICT omgeving door te voeren. Voorbeelden zijn de overgang naar nieuwe technologieën als een cloud werkplek, opschoning van het applicatielandschap en de transitie naar een andere manier van samenwerken zoals MS Teams. De medewerker is het centrale punt waar deze ontwikkelingen samenkomen. Door wisselende digitale maturiteit van deze medewerkers is de adoptie door de eindgebruikers een complexiteit en belangrijke succesfactor. Tenslotte kennen dit soort ICT projecten een forse financiële omvang en risico’s, waar in een sterk budgetgestuurde omgeving, weinig ruimte voor overschrijdingen is.
Deze combinatie levert een complex project op en een potentieel risico voor de continuïteit van de (ICT-)dienstverlening van een organisatie.
Opdracht Sound bij SSC Ons
Voor opdrachtgever Shared Service Center Ons heeft Sound het projectmanagement uitgevoerd van de ontvlechting van de SSC Ons ICT omgeving vanuit de omgeving Zwolle. Alle applicaties zijn met de leverancier van de werkplek toegankelijk gemaakt in een nieuwe cloud werkplekomgeving. De 200 medewerkers hebben een laptop in gebruik genomen waarbij oude apparatuur is ingenomen. Er is onderscheid (persona’s) gemaakt tussen verschillende groepen medewerkers met eigen specifieke kenmerken. Er is een eigen Microsoft tenant (een container waarin alle online services van Microsoft zijn opgeslagen) met meer functionaliteiten in gebruik genomen om productiever en veiliger te kunnen werken. De e-mail en databestanden (Sharepoint en netwerkschijven) zijn overgebracht naar OneDrive en MS Teams, de nieuwe samenwerkingsomgeving in de nieuwe tenant.
Jeroen Gerritsen, Teammanager ICT Beleid bij SSC Ons:
“Met de overstap naar een eigen tenant kunnen we beter gebruik maken van de mogelijkheden die Microsoft 365 biedt en daardoor productiever en efficiënter werken. Dit geldt voor alle gebruikers, onze eigen medewerkers, maar ook externen. Met de levering van laptops aan onze medewerkers zijn wij klaar voor de nieuwe werkelijkheid in werken na de pandemie. Sound heeft ons op een duidelijke en betrouwbare wijze door deze transitiefase begeleid.”
Resultaat
Het behaalde resultaat voor SSC Ons is een succesvolle transitie naar een eigen ICT omgeving. Dit behelst:
- Alle 200 medewerkers hebben een nieuwe laptop met deze cloud werkplek in gebruik genomen waarbij oude apparatuur ingenomen is.
- Er is een eigen Microsoft tenant (een container waarin alle online services van Microsoft zijn opgeslagen) met meer functionaliteiten in gebruik genomen om productiever, efficiënter en veiliger te kunnen werken.
- De e-mail en databestanden (sharepoint en netwerkschijven) zijn overgebracht naar de nieuwe OneDrive en MS Teams samenwerkingsomgeving.
- Bedrijfsapplicaties zijn toegankelijk gemaakt in de nieuwe cloud werkplek. En dit allemaal binnen het vooraf vastgestelde budget.
